Matriz de EPI e controle dos dispositivos de segurança

A matriz de EPI faz parte de um processo de gestão essencial para garantir a saúde e segurança dentro de um ambiente de trabalho, independentemente de suas características e dos riscos existentes. Isso porque esta planilha permite que a empresa organize e controle os custos, a necessidade de manutenção e de reposição dos equipamentos destinados à proteção individual, de modo a garantir maior controle sobre o correto uso dos dispositivos de segurança.

De acordo com a Norma Regulamentadora de número 6 (NR 6) do Ministério do Trabalho e Emprego, cabe às empresas o dever de disponibilizar gratuitamente os Equipamentos de Proteção Individual para seus funcionários. Esses EPIs devem estar em perfeitas condições de uso e funcionamento, além de serem adequados para neutralizar ou minimizar os riscos de acidente ou de doenças do trabalho.

A tarefa de gerir a utilização e fornecimento dos EPIs, portanto, cabe à empresa contratante. Para garantir que isso seja feito de maneira adequada e conforme rege a legislação, o ideal é que ela tenha controle sobre os custos envolvidos, a necessidade de repor os equipamentos e a forma como eles estão sendo utilizados. Dessa forma, a empresa garante a segurança do trabalho e ainda consegue planejar suas ações e até mesmo economizar.

Matriz de EPI: o que é?

Em resumo, a Matriz de EPI consiste em uma tabela em que são apontados os tipos de Equipamento de Proteção Individual que precisam ser utilizados em determinado local de trabalho ou por um setor específico. Os EPIs indicados devem estar de acordo com os riscos existentes, separados por função ou por categoria. Ao lado do tipo do equipamento, devem estar especificados o tempo estimado para trocas e a quantidade de itens que devem ser substituídos a cada período.

Com ajuda da Matriz de EPI, portanto, os gestores da empresa conseguem controlar as entradas e saídas dos equipamentos, administrando o estoque e identificando possíveis desperdícios ou pontos problemáticos no abastecimento. Além do setor administrativo, a existência da planilha é essencial para o técnico em segurança do trabalho compreender as necessidades da empresa e estabelecer as melhores práticas para garantir a saúde de todos.

Vantagens oferecidas pela Matriz de EPI

• Controle do uso de EPIs;
• Projeção de compras e custos;
• Gestão eficiente e organizada;
• Controle de estoque;
• Planejamento de custos com segurança do trabalho e projeção de custos futuros;
• Maior eficiência na prevenção de acidentes e doenças relacionadas ao trabalho;
• Identificação e controle do valor gasto em compras, bem como do valor gasto em consumo, valor de estoque e valor de estoque ideal;
• Melhor visualização da situação da empresa, possibilitando assim a criação de soluções;
• Melhor visualização dos setores da empresa, assim como identificação de áreas críticas;
• Conhecimento aprofundado a respeito da empresa, seu funcionamento, riscos associados à atividade;
• Adequação à legislação vigente, evitando multas e outras sanções.

Como usar a Matriz de EPI?

Para montar a Matriz de EPI, você deve preencher os seguintes campos básicos:

• Nome do EPI: contendo a descrição breve do equipamento e suas características;
• CA: contendo o número do Certificado de Aprovação do EPI;
• Funcionários que usam o EPI: apontando a quantidade de colaboradores que precisam utilizar o equipamento durante sua jornada de trabalho, de acordo com os riscos existentes;
• Período de troca: tempo estimado para substituição do equipamento, garantindo perfeitas condições de uso e segurança;
• Custo do EPI: valor da unidade do equipamento.

Além desses itens, é possível incluir o custo total de determinado EPI, fazer a separação por setores que necessitam de dispositivos de segurança e acrescentar outros dados que forem importantes para sua empresa ou para seu método de gestão.

Exemplo prático

Uma maneira bem simples de usar a Matriz de EPI consiste em estipular um período de validade para a planilha e, em seguida, contabilizar os funcionários que obrigatoriamente precisam utilizar um determinado equipamento. O próximo passo é identificar o período recomendado para substituição do item e, por fim, calcular a quantidade necessária para o período da planilha.

Considere, por exemplo, que você determinou a validade da sua Matriz para um ano e identificou que um total de 20 funcionários precisam utilizar calçados de segurança. Se a recomendação de substituição para este equipamento for de seis meses, portanto, isso significa a necessidade de 40 pares de sapato no período contemplado pela planilha. Com esses dados em mãos, é possível calcular o custo anual daquele EPI.

A partir de então, é possível identificar o custo total de todos os EPIs necessários para uma função ou um setor específicos e ter controle sobre as datas em que as substituições serão necessárias. Como consequência, será possível ter uma estimativa do investimento anual em Equipamentos de Proteção, bem como planejar antecipadamente as ações destinadas à segurança do trabalho.

Dicas para fazer uma gestão eficiente do uso de EPIs

Como foi dito no começo deste post, a Matriz de EPI é apenas uma das partes de um processo de gestão, que precisa ser eficiente para garantir a saúde financeira da empresa e a segurança de todos os colaboradores. Por isso, é essencial que as organizações estejam atentas à gestão dos EPIs fornecidos, tornando-a cada vez mais eficaz na redução dos riscos e prevenção de acidentes de trabalho.

Além da elaboração e atualização da Matriz de EPI, portanto, é importante que as empresas sempre adotem as seguintes medidas:

• Testar os EPIs antes de seu uso, a fim de verificar sua aplicabilidade e ter certeza que o dispositivo atende às suas necessidades;
• Treinar os funcionários para o uso dos EPIs, o que inclui não apenas a utilização correta, mas também a limpeza e conservação;
• Evitar reaproveitar os EPIs;
• Evitar trocar o tipo e modelo de EPI com constância, com a finalidade de evitar que os funcionários precisem ficar sempre se adequando ou recebendo novas instruções;
• Manter uma reserva dos EPIs, especialmente os que precisam ser substituídos com frequência maior ou são descartáveis.

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